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【2025年最新版】初めて社員を採用する企業の手続き完全ガイド｜社会保険・労働保険・36協定まで徹底解説！

2019/09/10

（最終更新日：2025/08/29）

初めての正社員採用は、事業主にとって記念すべき一歩です。しかし、その裏側ではさまざまな法定手続きが待ち受けています。本記事では、2025年最新法令対応のもと、初めての社員採用に必要な手続きをわかりやすくまとめました。

✅この記事でわかること

  • 社員採用時に必要な法的手続き

  • 労働条件通知書や雇用契約書の書き方と注意点

  • 社会保険・労働保険の加入手続きと期限

  • 電子申請の最新事情（2025年対応）

  • 36協定の最新様式と届出方法

  • 労務管理をミスなく進めるチェックリスト

目次

  1. 社員採用時の流れと心構え

  2. 労働条件通知書と雇用契約書

  3. 社員から提出してもらう書類一覧

  4. 社会保険の加入手続き（健康保険・厚生年金）

  5. 労働保険の加入手続き（労災・雇用保険）

  6. 住民税の特別徴収手続き

  7. 労務管理に必要な法定三帳簿

  8. 36協定の締結と届出（2024年改正対応）

  9. よくある質問（FAQ）

  10. まとめとチェックリスト

社員採用時の流れと心構え

「社員第一号」が決まるというのは、起業家・経営者にとって大きな節目です。
その喜びも束の間、会社には多くの義務的手続きが発生します。

✅ 労働条件の明示
✅ 社会保険・労働保険の加入
✅ 各種帳簿の整備
✅ 税務・法務上の届出

「手続きを怠ったために助成金が受け取れなかった」
「後日、労基署から是正勧告を受けた」

…そんな事態にならないよう、初回からしっかり整備しましょう。

労働条件通知書と雇用契約書

●労働条件通知書とは？

労働基準法第15条により、雇用時には労働条件を明示する義務があります。
特に以下の項目は書面または電子方法での明示が必須です。

労働条件通知書の記載項目（必須）

  • 労働契約の期間、更新の有無と基準

  • 就業場所と業務内容

  • 勤務時間・休憩・休日・休暇

  • 賃金（支払方法・締切日・支払日・昇給等）

  • 解雇・退職に関する事項

※2025年現在、労働者の同意があればメールやクラウドでの電子交付も可となっています。
参考：厚生労働省 労働条件明示に関するガイドライン（最新版）

● 雇用契約書との違いは？

法的には、労働条件通知書があれば雇用契約書は不要です。
ただしトラブル防止の観点から、「労働条件通知書兼雇用契約書」として署名捺印を交わすのが一般的です。

社員から提出してもらう書類一覧

書類 用途
本人確認書類（免許証・住民票など） 身元確認
健康診断書 雇い入れ時健診（法定）
マイナンバーカード or 通知カード 社会保険・税務手続き
雇用保険被保険者証 雇用保険加入歴確認
年金手帳（または基礎年金番号通知書） 年金加入情報の確認
通勤交通費申請書 経費精算
秘密保持誓約書 情報漏洩防止の意識づけ

社会保険の加入手続き（健康保険・厚生年金）

加入義務がある場合（法人は原則必須）

  • 法人（社長1人でも常勤役員であれば対象）

  • 正社員

  • 所定労働時間が正社員の3/4以上のパート・契約社員

加入対象外の例

  • 2ヶ月以内の雇用契約（更新の見込みがない場合）

  • 日雇い労働者（ただし継続した場合は加入義務あり）

提出先・期限

  • 【被保険者資格取得届】：雇用開始日から5日以内

  • 【被扶養者異動届】：事実の発生から5日以内

提出は電子申請（e-Gov）または郵送可。現在は広域事務センターが窓口となっています。

労働保険の加入手続き（労災・雇用保険）

労災保険

  • 1人でも雇用したら加入義務あり

  • 個人事業主や役員は対象外（特別加入制度を利用）

提出書類・期限

書類 提出先 期限
労災保険関係成立届 労基署 雇用開始後10日以内
概算保険料申告書 労基署 雇用開始後50日以内

雇用保険

  • 原則、週20時間以上・31日以上の継続雇用見込みがあれば加入対象

  • 学生アルバイトなど一部例外あり

提出先・期限

書類 提出先 期限
雇用保険適用事業所設置届 ハローワーク 設置後10日以内
被保険者資格取得届 ハローワーク 翌月10日まで

住民税の特別徴収手続き

正社員を雇用する場合、**住民税は原則特別徴収（給与天引き）**が義務付けられています。

  • 特別徴収依頼書は市区町村に提出

  • 普通徴収を希望する場合は理由書の提出が必須

  • 納付科目：預り金

※2023年以降、国税庁や自治体は特別徴収徹底を強化しています。
参考：国税庁公式情報（住民税の特別徴収）

労務管理に必要な法定三帳簿

労働基準法により、以下の帳簿が義務付けられています。

●労働者名簿

  • 氏名・性別・生年月日・入社日・住所・業務内容・退職日

●賃金台帳

  • 基本給・手当・労働日数・労働時間・控除項目

●出勤簿

  • 毎日の出退勤時間・残業・休日出勤

◎クラウド勤怠ソフトの活用推奨
例：freee人事労務、マネーフォワードクラウド、ジョブカンなど

36協定の締結と届出（2024年改正対応）

残業や休日出勤が発生する場合、労使で「36（サブロク）協定」を締結し、労基署に届け出なければなりません。

✅ 2024年改正ポイント

  • フレックスタイム制の清算期間が3か月まで延長

  • 使用する場合は**新様式第9号（令和6年改訂版）**を使用

よくある質問（FAQ）

Q1. 社長1人でも社会保険に加入する必要がありますか？

はい。法人の場合は、報酬がある常勤役員であれば社会保険の加入義務があります。

Q2. 雇用保険と労災保険はどちらを先に手続きしますか？

まず労災保険を先に適用しないと、雇用保険の申請ができません。順序を間違えないよう注意しましょう。

Q3. 電子申請は必要ですか？

義務ではありませんが、2025年現在、e-Govや社労士ソフトを活用することで業務効率化が可能です。社労夢・オフィスステーションなどの支援ツールもあります。

Q4. パート・アルバイトにも36協定は必要ですか？

はい。残業や休日労働の可能性がある全従業員が対象です。短時間勤務者も含まれます。

まとめとチェックリスト

● 採用時チェックリスト（2025年最新版）

✅ 労働条件通知書の交付
✅ 雇用契約書の締結
✅ 各種提出書類の回収
✅ 社会保険・労働保険の加入手続き
✅ 住民税の特別徴収登録
✅ 法定三帳簿の整備
✅ 36協定の締結と届出
✅ 電子申請・クラウド勤怠導入の検討

相談窓口・お問い合わせ

雇用・労務・採用に関するご相談はお気軽にどうぞ！

※この記事は中小企業の経営者向けに一般的な情報を提供するものです。詳細な運用は、各都道府県の管轄機関や社会保険労務士に確認することをおすすめします。

※本記事は2025年8月時点の法令に基づいて作成しております。法改正や個別ケースによって対応が異なる場合がありますので、実務に適用される際は、所轄官庁や専門家（社会保険労務士・税理士等）へのご確認をおすすめします。

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