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インターナルコミュニケーションの重要性を理解して組織を活性化!

2019/08/05

社内コミュニケーションの高まりと重要性

企業経営においては顧客や株主といった外部に向けたコミュニケーション(エクスターナルコミュニケーション)が重視されてきました。欧米では専門のコンサルタント会社が存在するほど経営の重要な位置を占めるインターナルコミュニケーション(IC)の分野ですが、近年日本国内においてもパワハラ・セクハラ等ハラスメント関連法律の施行や多様な働き方のニーズなど、働き方改革に伴いICの重要性の意識が高まり、IC分野に特化したセミナーの開催なども見かけるようになりました。ハラスメント問題とICは密接に関連していることはだれにでも理解できることですが、さらに体系的に、高度に、企業の生産性向上や理念共有の手段として用いられることが日本の経営においても極めて高い位置を占める時代となりつつあります。しかし、経営者がいくら期待してもうまくいかないのが社内コミュニケーションであり、ましてや活性化させることは人事経験者でも極めて難しい課題です。

《インターナルコミュニケーション》学問や海外とやや解釈は異なりますが、日本国内事業者においては社内コミュニケーションとシンプルに解釈されていることが多いようです。

「従業員同士の会話はほとんどない」

「業種的に従業員同士会話するような職場ではない」

「無駄話するなら手を動かせ」

「しゃべりに来てるのか?」

「他人に興味がないので話さない」

など、先に述べた社内コミュニケーションの重要性について全く意識していない事業所は比例してハラスメント問題も発生していると考えられます。IC向上は従業員エンゲージメント(ES)の向上につなげなければ意味が無く、「なぜ必要か」「誰が」「どのように」などの目的を明確に繰り返し周知することが重要です。

「殺伐としていてトラブルが絶えない職場」では厳しい競争社会で生き残ることが難しい時代です。

働く従業員同士のお互いを知ることは、意外な一面や特技の発見、話しかけやすさ(相談のしやすさ)に始まり、事業上の改善点の発見、問題の共有など、組織運営を向上させる起点となり、逆にお互いを知らないまま働いているようでは何の発見もなく、個人の成長も実感できず、孤立し、離職する結果となり、決して事業にプラスとなることはありません。

まずは互いを知り、頼り頼られ、必要とされ、誇りに思い、仕事に楽しさを見出し、誰かに伝えたくなる好循環のループとなる組織形成を事業主は意識する事が必要です。組織のつながりに強い信頼があれば新しいことにチャレンジする意欲とイノベーションが生まれ、個々の能力も高まります。

しかし多くの事業所に活気が無く、風通しが悪く、殺伐とするのはなぜでしょうか。サービス業や販売店、飲食店など、事業性から従業員同士がコミュニケーションを取りやすい職場であっても、一部の上司(優位者)の組織の意に反する行為によって活性化が停滞しているケースは多々あります。

「うちの会社は皆仲がいいから大丈夫」と、楽観的に俯瞰するのではなく、細部を確認し、行動や集団が組織の目的に合致した方向へ進んでいるか十分検証が必要です。

組織環境によって個人の能力は大きく変わります。個人の能力は組織次第であると理解することが第一歩目となります。

《IC取り組みのメリット》

  • 社員間の円滑なコミュニケーションによって業務の引継ぎ・情報共有が図れ、組織としてのサービス標準化が向上する
  • 多様な働き方を許容できる組織が形成する
  • 上司への報告・部下への指示など、情報のスピード、意思疎通の正確性が向上し、サービスのレベルが向上する
  • 長時間労働の削減、有給休暇取得等、事業主として取り組むべき問題に対して集団としての意識向上が期待できる
  • 定着性の向上・離職率が低下し採用市場で優位に立てる
  • 経営者の理念が浸透しやすくなる
  • 個々の能力を高めあう企業文化の醸成

《注意する点》

  • 個の侵害(プライベートへの必要以上の関与)
  • ハラスメントの増加(慣れあい)
  • 時間外労働の増加(必要以上の付き合い)
  • 一部集団による隠ぺい(ドロップアウト組の組織化)
  • 目的意識の低い上司の過度な関与

《目的》

・定着性を高め

・生産性を高め

・イノベーションを創出し

・利益率を高めること

《よくある取り組み》

フリーデスク(フリーアドレス)、社内SNS(グループウェア)、趣味の集まり費用補助、会議室の解放(自由利用)

《失敗しがちな例》

・IC担当責任者を事業主が一方的に任命する

・就労時間外まで関与する(朝会・飲み会)

・強制的な長時間の会議

・なんでも許容する(無理強い)

・経営陣の一方的なメルマガ

・プライベートSNSアカウントの相互フォロー

ICの向上は事業主が強制する事ではなく、あくまでもフィールドを用意し、あとは従業員達から自然に発生させる「しくみ」を作ることが大切です。また、集団では一定の力関係が発生しやすいため、時間外の付き合いにはある程度制限をつけておかなければ労働時間と扱われ未払い賃金等を潜在させかねません。インターナルコミュニケーションは手段であり、目的ではないことを十分理解させる必要があります。

《当社の取り組み例》

人付き合いが苦手な人でも、就業時間内だけであれば信頼関係は十分構築可能です。組織の大きさと効果が比例するものではありませんので、中小企業・小規模事業者でもできることから取り組んでいけば十分に効果があります。外部専門家を活用し組織に関与させることも一つの方法です。

 

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