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中小企業のテレワーク勤務規定と同意書の作成例(ひな型)

2021/03/05

新型コロナウイルス感染症も発生から1年が経過しようやく待ち望んだワクチン接種が始まりましたが、一変してしまった社会はコロナウイルス以前に戻ることはあるのでしょうか。

令和2年に発せられた新型コロナによる初めての緊急事態宣言時においては緊急時の対策として多くの企業が規定は後、実施が先という感じで、とりあえずは従業員を家から出さないようにしようと大騒ぎになりました。あの頃の不安はいくばくか解消されているものの、いまだ多くの事業者はコロナウイルスによる自粛によって売上を大きく落としているほか、いよいよ倒産・廃業・解雇や失業者の現実が報道されるようになってきました。

不安をあおる報道が視聴率を取りやすいのか、世間は暗いニュースばかりですが一方で、実はコロナ禍においても売上や利益を拡大している会社は多くあり、それらの会社に共通するキーワードとして、【テレワーク(在宅勤務)】があげられます。

日本では導入が進まないと言われていたテレワークも新型コロナによるショック療法で一気に導入が進みましたが、長期化するにつれて「常時カメラで監視されていて精神的にきつい」、「不必要な報告が多すぎる」、「プライベートを覗かれているような気分」、「四六時中仕事の緊張がある」、「事務所勤務に戻してほしい」など、様々な不満も耳にするようになりました。事業主側からも、様々な相談があります。

「事務所への出勤命令に従わない。」

「実労働時間の管理が難しすぎる。」

「コミュニケーションがうまく取れない。」

「思っていたより時間外労働が多い。」

事業である以上、労働者が喜ぶだけでなく、生産性が高まらなければ実施する意味が失われますが、うまくいかない会社のほうが多いような気もします。

非対面に取り組まないビジネスは淘汰される?

これだけ危機をあおられてもなお、在宅在宅勤務の可能性すら検討していないような経営者の発言も昨年は多く聞きました。さて、皆さまの会社の従業員は他社と比較して高い待遇といえるでしょうか。テレワークだけでなく、非対面のビジネスは高い生産性、激甚災害リスクの分散、感染リスクの回避など、「儲かるしくみ」を備えていることがコロナ禍で露になってきました。

いつまでも人間同士が集まることだけを起点としたビジネスでは先細り、今後は集団を維持することが困難となることは間違いありません。

様々な問題はあるにしても、常にテレワークを実施できる体制を整えておくことが現在の企業のリスク管理の一つとして重要視されています。今はテレワーク制度を導入する予定がなくとも、実際に在宅勤務規定がどのような点を考慮して作成されているか学び、いつかは必ず従業員をテレワークさせるつもりで知識を蓄えておきましょう。今後は非対面ビジネス化に取り組む会社とそうでない会社の生産性(当然、従業員の賃金も)は乖離していき、テレワークする気の無い事業者が淘汰の憂き目にあう不安はぬぐえません。

なお、全て自己負担させるブラックテレワークならば当社も即時可能ですが、やはり大型モニターや椅子(人間工学がどうこうとかの高いやつ)、その他タブレットなどデジタル系のガジェットを買い与えるホワイトテレワークでなければ意味ないと思いますので現在は予算の都合で行っておりませんが、今後のために課題の抽出や規程の整備に取り組んでいます。雇用調整助成金の特例が有効な期間中に将来のテレワーク実施を準備するというしたたかな事業主もいます。

 

テレワークのメリットはなんだろう?

デメリット メリット
①労働と生活の混在(労働時間管理)

②評価が困難

③セキュリティレベルの低下

④自己負担の増加

①通勤時間短縮等出勤負荷の軽減

②介護離職の引き留め手段

③オフィスの省スペース化

④事務所光熱費の削減

 

明確な成果物が無いとむずかしい?

テレワーク制度導入の難関の一つとして、物理的な遠隔地で随時報告や動向を確認しずらい在宅勤務の性質上、人事評価のための情報が十分収集できないという問題があります。

(※そもそも、賃金制度が無かったり、評価に不満が多い中小企業では収集した情報量と適正評価度合が一致するとは限りませんが。)

明確な成果物や工程ごとの具体的な行動が明確にされているならば、労働者としてのテレワークではなく、業務委託契約として請負契約や委任契約が可能になり、そのうち不出来な従業員はうまく転換されてその後に契約解除される方法も検討する事業主が出てくるでしょう。(解雇目的の職務転換につき無効は明らかですが、悪知恵を実行する人はいっぱいいます)

成果物や工程に縛られず、指揮命令下において「時間」を提供する労働者にテレワークは越えがたい実務上の難題があるようにも思いますが、だからといって、できないわけではありません。

 

在宅勤務時の負担は非課税処理可能!?

国税庁は令和3年1月に在宅勤務時の通信費や電気料金について課税基準をまとめました。ざっくりいうと、一律で支給する手当は在宅手当であっても給与として課税されますが、通信費は実費の「2分の1」、電気料金はさらに仕事利用の床面積を案分して計算した金額を非課税として扱われることになります。領収書や電気料金の明細を提出するなどの方法が求められていますが、実務上は本人の報告が過大でなければ信用してOK、、、になりますかね。いずれにせよ、テレワーク中の通勤手当を停止する場合や在宅勤務手当(一時金)を支給する場合は制度上で計算式や手当の根拠を規定しておくのは基本です。ここは、誰も教えてくれませんので、税理士さんと相談しながら自己責任で安全ラインを設定してください。

 

在宅業務中の事故は労災対象となる!?

テレワークも労働ですので、通常の労働者と同様に労災保険法が適用されます。そして、業務上災害と認定されるためには業務遂行性と業務起因性の双方を満たさなければならず、自宅で仕事を行う公私線引きの難しさから例えば洗濯や息抜きの散歩や家族とコミュニケーションによる怪我は対象とならないはずですが、事業所勤務なら適用されるような、「のどが渇いて飲み物を取りに行く際に転倒」や、「トイレに行く途中で転倒」した場合も労災として適用されない可能性があります。この部分を十分説明せずに在宅勤務を命じて事故が起きた場合は会社の責任を問われる可能性もありますので、「労災適用とならない場合は健康保険による一部自己負担での治療」となる旨、事前に説明した方がよさそうです。

ちなみに、労災認定された例では、自宅でのパソコン作業でトイレから戻り椅子に座り損ねて転倒した場合も実際に労災認定されていますので、自宅作業は労災対象とならないと一蹴せず、労災隠しで騒がれると大変ですので正直に労災請求を行うようにしましょう。既に在宅勤務で多くの人が怪我していますので、検索すればだいたいの基準はわかりそうです。決定するのは労基署です。

 

労働時間の管理(みなし労働・裁量労働)

なんといっても、在宅勤務を許可することの事業主の不安は、労働時間管理(社員に払うカネ)によるものです。サボっている時間も賃金支払いしなければならないのは癪ですし、逆に知らない間に長時間労働が累積していて未払残業代訴訟。。。など、事業場勤務であれば入退室を押さえておけば考慮する必要のなかった(余計な)心配があります。

多くの専門家は性善説によって運用すべしとか、イケてるベンチャー企業(新興零細企業)は、部下との信頼関係がしっかりできているので問題ない等と、本音と建て前をしっかり使い分けて私たち事業主を不安にさせます。

なお、この労働時間の問題は指揮命令下に置く管理のレベルに応じて解釈する必要があります。

在宅勤務によって出勤義務が免除されていても、作業を常時監視していたり、常時対応できるように指示している場合(黙示も含みます)は「事業場外労働のみなし労働時間(労基法38条の2)」や「専門業務型裁量労働制(労基法38条の3)」が認められにくくなります。厳格な管理と会社の負担は比例しますので、会社ごとにレベルを設定して規則を作成する必要があります。

「制度設計は厳しく、説明もしっかり行い、実態はユルい」が理想的ですので、初めてのテレワーク導入は注意が必要ですね。

当然、自己管理ができる従業員であることがテレワーク制度利用者の前提とはいえ放任せず、私生活を過度に侵害しないことや健康面(長時間労働の精神疾患含む)の配慮を行い、「テレワーク制度が失敗」とならないように、本人だけでなく上司や管理者を教育する必要があります。

テレワークを実施しているけれど、そもそも規程が無いという会社も実はけっこう多くあります。一時的なもので、従業員とのトラブルが無ければ問題ないと考えているかもしれませんが、規程は運用のルールですので、今後も長引くことを想定し、要点だけはしっかり押さえて整備しておきましょう。

 

テレワーク勤務規定(ひな型)

テレワーク勤務規程
(総則)
第1条 この規程は、●●●(以下「会社」という。)の従業員に適用するテレワーク勤務の取り扱いを定める。
(定義)
第2条 テレワーク勤務とは、労働時間の全部または一部について、一定期間、所定事業所以外の自宅等で業務を遂行する勤務形態の総称をいう。
(目的)
第3条 テレワーク勤務制度は、従業員に対し一定期間事業所以外で業務に従事することを認めることで多様な働き方を推進とすることを目的とする。
(テレワーク勤務対象者)
第4条 テレワーク勤務制度は、次の条件を全て満たす者に適用する。
(1) やむを得ない事情により通勤が困難と認められる者
(2) 入社日より●年間が経過していること
(3) 自宅の職務環境、セキュリティ環境、同居の親族等の理解のいずれも適正と認められる者
(4) テレワーク勤務に適した業務に従事している者
(5) テレワーク勤務を希望し、会社の承認を得た者
(テレワーク勤務の同意)
第5条 テレワーク勤務を希望する者は、会社が指定するテレワーク勤務時の同意書(以下、「テレワーク同意書」という。)を会社に提出しなければならない。
(申請手続き)
第6条 テレワーク勤務制度の適用を受けようとする者は、前条のテレワーク同意書のほか、次の事項を記載した「テレワーク勤務申請書」を会社に提出し、事前に承認を得なければならない。
(1) 氏名および所属部署
(2) テレワーク勤務で行う業務の具体的内容、およびテレワークでは行わない業務の確認
(3) 週あたりのテレワーク勤務日数(時間)と予定期間
(4) テレワーク勤務中の連絡方法
(5) その他必要な事項
(緊急時のテレワーク実施)
第7条 台風、地震等の自然災害および感染症の蔓延等社会情勢を鑑み必要がある場合は、会社が従業員にテレワーク勤務を指示する場合がある。
(勤務時間・休憩時間)
第8条 テレワーク勤務時の始業時刻、終業時刻および休憩時間については、テレワーク勤務を行わない場合の就業時間に準じ、個別の雇用契約及び労使協定で定める場合にはその内容を適用する。
(休日・休暇)
第9条 テレワーク勤務者の休日・休暇については、就業規則および個別の労働契約に準じる。
(就業場所)
第10条 テレワーク勤務者の就業場所は、原則として自宅とする。
(報告)
第11条 テレワーク勤務者は勤務の開始、中断、および終了について次のいずれかの方法により会社に報告しなければならない。
(1) 電話または電子メールを含むグループウェア
(2) 勤怠管理ツール等会社より指定された方法
(労働時間の判定)
第12条 (個別事業により判定基準を作成してください)
(連絡体制)
第13条 テレワーク勤務者の連絡体制については、次のとおりとする。
(1) テレワーク勤務を行う時間帯は、●●により会社と(常時・適時)連絡がとれるようにすること。
(2) テレワーク勤務時に事故、トラブル、情報漏洩などが発生した場合、速やかに会社へ報告をすること。
(3) 自宅等が災害等によって罹災し情報通信手段に不具合が生じた場合は生命及び安全を優先したのち、会社へ連絡をとり、指示を受けること。
(私生活への配慮)
第14条 テレワーク勤務が、起床寝食等私生活を営む自宅で行われることを考慮し、勤務実態の把握を目的とした録画などで過度にプライベートを侵害することの無いよう会社は十分配慮を行うこととする。
(費用の負担)
第15条 会社が貸与する情報通信機器、ソフトウェアを利用する場合の通信費は会社負担とする。
2 在宅勤務に伴って発生する水道光熱費は在宅勤務者の負担とする。
3 業務に必要な郵送費、事務用品費、消耗品費その他会社が認めた費用は会社負担とする。
4 自宅以外の場所で就業したことにより発生した費用については、●●に限り会社負担とする。
(給与)
第16条 テレワーク勤務期間中の給与については、テレワーク勤務を行わなかった場合の給与に準じるほか、支給される手当がある場合は以下の通り扱う。
 イ 通勤手当は テレワーク勤務期間中(も支払う・停止する)。
 ロ 在宅勤務手当として 本人が負担する通信費及び電気代の他、業務利用部分の自宅床面積比率を考慮し、月額(日額)●●円を上限として下記計算式に基づき支給する。
  【在宅勤務手当の計算方法を記載】
 ハ 在宅勤務環境整備補助金として セキュリティソフト・オフィスチェア・モニタ・WEBカメラ(マイク)購入に係る諸費用実費相当額●万円を一時金として支給する。
上記が月額による場合は月単位とし、テレワーク勤務日数が月n日以下の場合は切り捨て、月(n+1)日以上の場合は1か月として扱う。 
(情報管理)
第17条 会社から業務に必要な資料や機材その他の情報を持ち出す際には会社の機密情報保護及び管理規定に十分留意し、自らの責任において厳重に管理しなければならない。
2 テレワーク勤務中に作成した成果物は紛失、毀損しないように丁寧に取扱い、確実な方法で保管・管理しなければならない。
(テレワーク勤務時の服務)
第18条 テレワーク勤務者は、就業規則の服務事項・禁止事項及び本規定に定める事項を遵守しなければならない。
(1) テレワーク勤務時間中は業務に専念しなければならないこと。
(2) 会社へ報告する労働時間と実労働時間に差異がないようにすること。
(3) テレワーク勤務時間は通常の勤務時間として扱い、適切に休憩を取得できるよう自ら管理を行うこと。
(4) テレワーク勤務の際に持ち出した会社の情報ならびに作成した成果物を第三者(親族を含む)に閲覧、複写等されないよう最大の注意を払うこと。
(5) テレワーク勤務者は、漏洩リスクの高いネットワーク(公衆無線LANスポット等)への接続は禁止する。
(6) テレワーク勤務の実施に当たっては、会社情報の取り扱いに関し、関連規程類を遵守すること。
(教育訓練)
第19条 会社は、テレワーク勤務者に対し、必要な教育及び訓練を行う。この場合、テレワーク勤務者は正当な理由なくこれを拒むことはできない。
(安全衛生)
第20条 会社は、テレワーク勤務者の安全衛生の確保および改善をはかるため必要な措置を講じる。
2 テレワーク勤務者は、就業規則その他会社の諸規程、安全衛生に関する法令等を遵守し、労働災害(長時間労働による精神疾患含む)の防止に努めなければならない。
(災害補償)
第21条 テレワーク勤務者の災害補償については、関係法令に準じる。
(出勤命令)
第22条 会社は、業務上の必要が生じた場合は、テレワーク勤務者に出勤を命ずることがある。
(制度適用取消し)
第23条 健康管理・制度運用・成果創出面において不適切であると会社が判断した場合は制度の承認を取消すことがある。
(その他)
第24条 この規程に定めのない事項については、就業規則その他の諸規則を準用する。
附則
この規程は、令和  年 月 日から施行する。

テレワーク勤務同意書

テレワーク勤務時の同意書

私は、 株式会社○○ (以下「会社」という。) のテレワーク勤務規定に同意し、以下の事項を遵守することを誓約いたします。

1.テレワーク勤務を行うにあたっては、会社の指揮命令に従い職務に専念し、適正に業務を遂行します。
2.テレワーク勤務における勤怠は、会社から指示された方法により、始業・終業・休憩時間等を正しく申告し、テレワーク勤務を行った日ごとに会社の担当者の承認を得ます。
3.テレワーク勤務が所定労働時間を超えるとき、深夜に及ぶとき、または所定休日にテレワーク勤務をしようとするときは、事前に指定された方法により会社の担当者に申し出、相談の上、許可を得て行います。
4.会社より貸与される機器や持ち帰りが許可された書類等(以下「貸与物等」という。)の取扱いについて以下を遵守いたします。
(1)電車等で移動する場合は、貸与物等を常に手元に置き、網棚等に置かないこと。
(2)飲酒の機会がある場合は、貸与物等を持ち歩きしないこと。
(3)貸与物等を鞄等から取り出すのは自宅と会社事業所のみとすること。
(4)貸与物等が紛失・破損・盗難される等しないよう最大限の注意を払うこと。
(5)テレワーク勤務期間終了または会社から指示があった場合には、速やかに貸与物等の返却を行うこと。
5.貸与物等は個人利用の機器等と明確に区別し、会社からの承諾があった場合を除いては、貸与物等に個人利用のUSB等に接続したり、ソフトウェアのインストールは行わず、また業務以外の個人利用もいたしません。
6.テレワーク勤務中に席を離れる場合は、パソコン画面を閉じる等を徹底すると共に、家族を含む第三者に対し、情報の一切が開示・漏えいしないよう最大の注意を払います。
7.業務遂行状況が芳しくない場合、テレワーク勤務に関する規定等への違反が生じた場合、または業務上の支障が生じた場合などは、本テレワーク勤務を中止または終了する場合があることを承諾いたします。

令和   年  月  日
社員番号:              
氏名:                

おわりに

テレワークは新型コロナによって一気に加速し、いまやひと昔前までは珍しかったテレワークはいまや中小企業でも「常識」になりつつあるとはいえ、まだまだ法整備や実務課題が山積している黎明期と言えます。これからの企業は幅広い人材を登用するため、在宅や事務所など勤務地、柔軟な労働時間の選択肢を与えるだけでなく、短時間勤務正社員としての「労働者」と、労働時間以外に仕事を請け負う「業務委託」を混在させるハイブリッドな委託型労働契約も現れています。私たち事業主は、「将来の会社にとって取り組む有益な方法」を迷いながらも取捨選択しなければなりません。今は全く考えていないと言いながら、実は将来は(可能なら)テレワークもアリだと思っている人は多いはずです。規則は準備が大切です。今最もアツいテレワーク制度をこっそり整備しておいて、いつか真のイケてる経営者を目指しましょう。

 

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