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【年金事務所・労基署】行政機関から調査の呼び出し通知が届いたら

2019/06/26

日常業務を行っていると、突然年金事務所や労働基準監督署から調査の通知が届くことがあります。初めての調査や入退社の多い事業所、また多様な働き方を認める事業者においては、正しく運営しているつもりでも焦ってしまいます。なぜ調査されるのか。何を調査されるのか。インターネットの情報も様々で、いったい何を信じて対策すればいいのかよくわかりません。

通知が来た場合には冷静に、日時の確認と準備が必要な書類をそろえてその日を待つしかないとはいえ、すべての事業主に実施されるものから、疑わしい事業所に対する調査まで、良くも悪くも何度も経験している事業主は別として、通常の事業主は不安になるのが普通です。

どの調査がどんな目的で行われていることを知ることは当然として、自社の環境を見直す良い機会と捉え、前向きに取り組むことが大切です。

①年金事務所による調査

②労働基準監督署による調査

③会計検査院による調査

 

日本年金機構の不祥事問題を発端とした年金不信や働き方改革関連法の施行など、労働・社会保険の注目度に伴って政府の動きも活発化、各行政庁も取組を年々強化しており、ひと昔前と違って事業を行う限りは調査を拒否することはできません。間違っても来所通知は無視しないようお勧めいたします。

 

1.年金事務所による調査

従業員、退職者や第三者機関からの情報提供とは別に、年金事務所は社会保険加入状況の適正化目的で、定期的にすべての社会保険適用事業所に対して総合調査を行っています。

新規適用事業所であれば届出からおおむね6か月~1年後に一度、その後は約4年に1度の頻度で管轄内全事業所を対象に、『社会保険事務に関する調査・確認の実施について(通知)』や『健康保険及び厚生年金保険被保険者の資格及び報酬等の調査の実施について』といった書面(来所要請通知書)を送付し、熱心に調査を行っています。年金事務所による調査目的は主に以下のポイントを確認されています。

・アルバイト、パート等の非正社員の加入状況

・資格取得時期

・賞与支払い届

・随時改定

《準備する書類》

①賃金台帳、給与明細書等、給与額が確認できるもの。

②出勤簿またはタイムカード

③所得税徴収高計算書(源泉所得税の領収書)の直近分

④労働者名簿、雇用契約書、就業規則、給与規定

⑤届いた通知書、同封の事業所概要

通常の事業所では備え付けされているはずのものばかりですが、もし一点でも未整備のものがあればこの機会に整備しましょう。特に無届の事業所や非正社員の社会保険加入もれについては重点的に調査されており、未加入が発覚した場合には過去2年まで遡っての訂正手続き(遡及適用)と未払いの膨大な社会保険料を従業員にも負担させなければならないため、加入義務の対象となるかは早い段階から十分確認しておく必要があります。社会保険は万が一従業員に何かあって働けなくなった場合や将来の極めて重要な収入に影響するものですのですので、加入漏れや故意に未加入の事業所では従業員を大切にしているとは言えず、有能な社員が離職する大きな原因となります。

➡適用事業所と被保険者の範囲(日本年金機構リンク)

厚生労働省は平成27年度より国税庁の提供提供によって給与支払事業所情報の付け合わせが可能になり、その後実施した指導によって実に毎年10万を超える事業所の加入に成果を上げています。また建設業や運輸関連業のほか飲食業や理容業の許認可手続きの際にも社会保険の加入状況の確認を実施しており、まさに平成27年を転機に厚生労働省と日本年金機構の指導は抜本的に強化されています。さらにマイナンバーによる照合調査によってもはや逃れるすべはありません。

厚生労働省は来年度から厚生年金に加入していない企業への督促対策を強化する。保健所などの窓口に事業許可の申請に来た際に加入状況を確認する対象業種に飲食業と理容業を加える。未加入の場合は日本年金機構に通報する。国税庁から納税情報の提供を受ける回数も年2回から大幅に増やす。厚生年金の加入を促し、老後の生活の安定につなげる。
 すでに厚労省は国土交通省と協力し、建設業の許可・更新時に社会保険の加入状況を確認する取り組みを進めている。指導しても加入しない場合は年金機構に通報し、機構が個別に訪問して加入を促している。
 今回は取り組みの対象を飲食業や理容業にも広げる。両業種は他業種に比べて厚生年金の加入が進んでいないため、対策を強化する。
 厚労省と年金機構は国税庁から源泉徴収義務がある企業の情報提供を受け、厚生年金の未加入企業の調査を進めている。現在は年2回だが、来年度から大幅に増やす。29日に開く社会保障審議会(厚生労働相の諮問機関)の部会でこうした対策の内容を示す。
 厚生年金の適用事業所数は大幅に増えている。この5年間で約50万事業所が新たに加入し、昨年9月末時点で初めて200万事業所を超えた。未加入業者への対応は進んでいるが、年間10万件規模で増える新設の事業所の加入促進対策が課題になっていた【日本経済新聞電子版2017.3.29】

 

1.労働基準監督署による調査

いわゆる『臨検監督』と呼ばれるもので、労働基準監督署が行う大切な業務の一つに、各事業所への指導があります。通報や労災事故などがあった場合の他、労働基準法、労働安全衛生法等の労働関連法律に基づいて定期的に行っているものです。また大々的に報道された大手広告代理店での過労死事件の他、長時間労働(過重労働)に対する注目の高まりによって「月80時間を超える長時間労働が疑われる事業場」に対してはすべてを監督の対象としており、また監督署職員の勤務評価、ノルマ意識の高まりと併せて2018年では対象25,000以上の事業所に対する調査を実施し、4割を超える事業場で違法な長時間労働を確認し是正・改善指導を行ったと公表されています。内容によっては未払い賃金の支払いを命じたり、社名の公表、危険度の高い設備等に関して使用停止を命じるなど、行政処分の権限と、労働関連法律に違反する罪について逮捕・送検する司法警察職員としての強大な権限も与えられているため、労働基準監督署の臨検監督を歓迎する事業主は少ないと言えます。とはいえ抜き打ちや事前に立ち入り通知される【定期監督】はどの事業所でも十分あり得ます。また、建設事業者等には労災課による調査【災害時監督】や、労働保険適用課による【保険料適正調査】が行われる場合もあり、呼び出しして調査する【呼出監督】や事業主を一斉に集める【集合監督】など、労働基準監督署の調査と方法は多岐にわたります。また一度指導を受けた事業場は行政内のデータベースに登録され、常に監視の対象となる噂(事実)もあり、誤って指導や罰則を受けることの無いよう、また万一でも過労死等不幸な労働者を発生させた会社とならないように、常に適切な労務管理が必要なのは言うまでもありません。

【準備する書類例(過去3ヵ月分)】

①労働者名簿

②タイムカード・出勤簿

③賃金台帳

④協定届(36協定や変形労働時間関係届)

⑤就業規則、雇用契約、労働条件通知書

⑥健康診断実施記録、年次有給休暇取得記録

また是正・改善指導を受けた事業主に対しては再監督が実施され、改善報告書通りに実施されているか調査されます。(軽微な指導の場合は通知のみで終了と思いがちですが記録されているため改善しておきましょう。)

 

1.会計検査院による調査

一般に馴染みのない行政機関ですが、会計検査院は国庫より支出のある行政機関に対して検査する権限を持っており、個別事業所のほか年金事務所や労働局、ハローワークも対象とする、いわばカネに関する大元締めの行政機関です。補助金や助成金など国庫負担金が適切に使用されているか、また当然、事務処理が適切に行われているか調査する強力な権限が与えられており、調査対象となった企業は来訪されての実地検査、または関係書類の預かり調査(借用書類検査)を実施されることとなります。会計検査院の調査は法に則って厳粛に行われるため、事業主の個々の事情を挟む余地はありません。つまりは、容赦無いということです。事業所の実地調査となれば営業どころではありませんし、調査に必要な書類も回収されるため事業運営のダメージは計り知れません。会計検査院の調査対象とならないよう適正な事業運営の不断な努力を続けることが唯一の回避方法と言えます。

 

1.弊所による調査の相談・同行サービス

弊所では行政各所の調査実施に対する事前調査、立会い、同行サービスを行っております。

なんの準備もせず調査に出頭すると、質問に適切な対応が出来ずに再調査や立入調査とされたり、場合によっては本来違法でないものも疑われ、上部機関への通報対象とされることがあります。現状の把握と、注意する点や指摘されやすい事項の説明など細かい打ち合わせを実施し、調査が滞りなく完了するようフォローを行います。またミスや加入漏れなど万が一問題点が発覚した際の対策や行政各所への説明方法、改善レポートを用意し当日に備えます。会計検査院は別として、行政各所は徹底した取り締まりだけが調査目的ではなく、年金制度や労働関連法律の周知、適切な労働環境の整備、将来にわたる改善指導の役割も担っていることから、調査に協力的で、悪質さの程度と将来の健全性が具体的に期待できる場合には少々のミスに寛大な処遇もあり得ます。

誤りの多い中小企業など、どうしても不安な場合には顧問社会保険労務士として同行・代行し、監督官や調査官の質問に対して適切な意見の主張、反論、説明を行います。尚、既に是正・加入指導や督促通知、立入検査予告通知書などを受け取られた事業主様は至急のご相談をお勧めします。

 

1.基本サービス内容

①ヒアリングによる概要把握

②サンプリング調査による法適合性確認(全体調査の場合は別途費用)

③問題点の洗い出しと改善策の検討

④調査立ち合い・同行

 

1.料金のめやす

上記サービスのうち

①~③まで50,000円+従業員数×2,000円

④50,000円

※淀川年金事務所・淀川労働基準監督署管轄内の事業主様に限ります。

年金事務所調査の事前調査 ¥50,000 + 2,000円×従業員数
年金事務所による調査同行 ¥50,000
労働基準監督署の臨検事前調査 ¥50,000 + 2,000円×従業員数
労働基準監督署の臨検立会 ¥50,000 指導票・是正勧告書対応は別途
会計検査院による調査立会 ¥100,000~
※本サービスは結果を保証するものではありません。事業主側の適切な主張・説明を実施し、将来にわたる労働環境適正化を支援することを目的としています。
※賃金台帳等の改ざん、二重帳簿等の法違反の他著しく不適切なご要望のあった場合は直ちにサービスを中止し、返金にも応じません。
※淀川管轄外からのご依頼の場合は交通費、宿泊費の他弊所規定出張費を申し受けさせていただきます。

 

まずはお気軽にご相談ください。初回相談料は無料です。

《お問い合わせいただいた事業主様に対する守秘義務は厳守します(社労士法第21条・社労士法第27条の2)》

 

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