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2020/01/12

採用人事担当者の負担が激増!人事はキツい?

転職シーズンは3月のピークに向けて1月の中旬から徐々に動きが活発になっていきます。企業の採用人事担当者は年末から年明けにかけて採用予定人数や採用の予算組み、採用広告の選定など大変に忙しくなる時期とも重なります。応募者の面接や選考は社会人になって間もない会社員からすれば、自分が働く職場で出会った初めての従業員であり、良い印象をもって入社していることからとても崇高な職業についていると思われ、憧れの業務として人事は常に上位に上がりますが、近年では随分と様子は違ってきているようです。それは、人手不足・採用難によって多くの企業で採用担当者の負担が増加している傾向にあり、「人事はキツい」イメージが広がっているからです。

新卒採用を行っている大企業であれば、学校への求人案内や会社説明会の実施、大量の応募者管理や内定式、研修所の確保や研修内容の見直しなど、膨大な業務が発生するため外部の業者へ業務を一括委託することが多くなりますが、大きな予算を割くことのできない中小企業ではある程度は自社で行わなければなりません。

いうまでもなく人材は企業の事業活動にとって最も重要であり、そのための採用活動は極めて重要性の高い業務です。採用担当者は日常の業務をこなしながら並行して採用業務を行わなければならず、確かに中小企業の人事担当がキツいのは間違いなさそうです。なぜこんなにもキツいのでしょうか。

採用できない責任が担当者へ

バブル崩壊からリーマンショック(2008年)にはほとんどの年度で有効求人倍率が1を下回る時代が長く続いており、かつては求人広告を行えば中小企業でもあふれるほど応募のあった時代がありました。しかし現在は過去最高の有効求人倍率、空前の売り手市場と様変わりしており、求職者を「選ぶ」時代から、企業は「選ばれる」時代に代わっており、応募者を集めるためには企業として相当な努力と費用をかけなければならないのが現代の常識です。毎日のように履歴書が届いた時代を経験した経営者からすれば今の時代は異常と感じるかもしれませんが、いまだに前時代感覚の経営者が多くいます。「ろくな応募者が来ない」、「わざわざ日程調整したのに面接に来ないのはどういうことか」、「PDCAができていない」等と採用業務担当者を強く責めたために担当者が離職するという最悪の事態を招いた会社もあります。

【出典:厚生労働省「一般職業紹介状況調査」より】

※新卒を除きパートを含む(季節調整値)

最新の求人情報になっていない!?

近年の求職者はほとんどがスマートフォンで求人情報を閲覧していると言われていますが、採用ページがスマートフォンに対応していない企業も散見されます。また、古い情報がそのままであったり、デザインに力を入れることができないため急な採用に対応できていない企業が多いことがわかります。求人票の作成には時間と専門知識が必要で、「応募者を獲得する」という最低限の目標すら達成できず、いい人材がせっかく会社の業務に興味をもってくれてもすぐに興味を失い逃している状態です。応募が芳しくない場合には文言を修正したり、条件を緩和したりと求人票を随時更新しアップデートしなければなりません。求人票はわずか一行の文章が応募者を決定させることも多く、細部にまでこだわりぬいた求人票でなければすぐに応募を辞めてしまいます。最近は採用ページを無料で簡単に作成できるエンゲージ(engege)などのサービスや、テンプレートが無いため少し難易度は高くなりますがインディード(indeed)への直接投稿などで負担を大きく減らすことができますが、応募者が来るかどうかはまた別の問題です。多忙な時間を割いて求人広告の見直しを行っても応募者が来ない現状は、採用担当者にとっては確かに大変なストレスと負担です。

人事担当者が引き抜きのターゲットに!?

こんな時代には最も欲しい人材として、採用業務のスペシャリストが挙げられます。当然ですね。必要な業務はシステム化し、応募者の面接アポや内定者へのフォローなどアナログな作業にも丁寧に対応できる人材は極めて希少です。内定の電話さえすれば条件も確認せずに必ず入社するような「買い手市場」だった時代にはほとんど行われることの無かった内定者フォローも多岐にわたっており、内定通知書の工夫や入社式の準備を伝えるなど、あと一押しが採用に至ることも、不十分で逃げられることも大いにあり得ることです。企業の採用人事は担当者によって大きく左右され、いい人材をしっかりクロージングできる経験値の高い人間は重宝されるため、驚くほど高い給料を提示する企業も珍しくありません。あなたの会社の人事担当者が優秀であるほどヘッドハンターに狙われているかもしれません。

システム化、外部委託するしかない

中小企業ではほとんどの採用担当者が専属ではなく、他の多くの業務を兼務しています。経理と人事を兼務している会社も少なくありません。神経をすり減らす膨大な採用業務と他業務を兼務していれば激務になることは必然であり、担当者の離職も当然の結果といえます。人材派遣業者や人材紹介業者へ丸投げしてしまう方法が最も楽かもしれませんが、実は人材業者も人手不足で売上単価の大きい大企業を中心に紹介を行っているため、規模の小さい中小企業にはほとんど紹介してくれません。しかし、万が一採用に至ったとしても人材紹介会社の紹介料は想定年収の20%~25%が相場で、年収300万円のスタッフを雇った場合には80万円近い紹介料を支払わなければなりません。人材紹介会社に頼らない方法を考える時期かもしれません。

①採用管理システム(ATS)の検討

採用管理システムは採用業務の効率化をサポートするシステムで、ATS(Applicant Tracking System)とも言います。

ATSで応募者を増やすことは基本的にできませんが、応募者への日程案内やメール管理、選考結果の通知の一括送信など、応募者とのやり取りを一つのシステム上で管理できますが、当然維持コスト(月額5~10万円)がかかること、そもそも応募者の少ない中小企業であればインディードやエンゲージの基本機能で十分かもしれません。

②採用業務代行(RPO)の検討

応募者は内定をもらった複数の企業から最終的に勤務する会社をはかりにかけています。まずは、選ばれるための工夫を考えなければなりませんが、応募が全く来ない、返信が来ない、面接当日に来ない、内定通知の返事が無い、入社当日に出社しないなど、あらゆるタイミングで離脱させるケースが増加しています。採用担当者としては応募数や広告に対する費用対効果、選考の歩留まりなど自社の採用活動におけるボトルネックを早期に発見し、PDCAサイクルを成果が出るまで短期で回さなければなりませんが、なかなか時間的な余裕はありません。これら採用業務の代行はRPO(Recruitment Process Outsourcing)と言われ、欧米では既に一般的で国内の多くの企業でも活用が進み始めました。採用活動の多様化、複雑化など難易度が高まるほど、RPOサービスの真価が発揮されます。人手不足・採用難の時代ならではのサービスですが、社内の人事業務負担の軽減、専門知識の借用、採用ノウハウの蓄積など、今後将来も必要な人事戦略としてアウトソーシングサービスを活用することは中小企業にとっても必要なことです。RPOを検討する際には自社の採用業務の洗い出しと、どの部分を外部委託するかによって委託業者の選定が必要となります。

当事務所では長年人事業務に携わってきた社労士事務所としての経験とノウハウを生かし、「求人広告費用を半額に、応募者を倍に」をテーマに以下の業務を承っています。求人広告や求人票には正解が無く、終わりのない改善の繰り返しは大変な負担です。

当事務所のRPOサービスは最低でも2か月平均5~15名の応募を集める求人票を作成し広告することができます。多い会社では10倍以上の効果になることもあり、下がることはあり得ません。

求人代行と求人広告代理店との違い

☑広告のプロと人事のプロは違う

求人広告代理店は「広告のプロ」であり、採用を後押しできるような人事のプロではありません。そのため多くの代理店では事業主をその気にさせ、求職者の目を引くための派手な広告や誇大広告を平気で行う会社が多くあります。なぜなら、求人広告代理店は定着を目的としていないからです。短期間で辞めてしまう理由は求人広告と職場環境のミスマッチが大半であり、「思った職場と違った」と思わせることのないよう派手な広告は控えるのが人事の基本です。

☑求人関連の法律をほとんど知らない

企業が求人広告を行う場合には職業安定法や均等法の他、労働基準法の最低限の基礎知識を備えておかなければなりません。ところが、求人広告代理店のライターはほとんどが労働関連法に無知で、「和気あいあいとした職場」や「スタッフが輝ける職場」、「いつも笑いが絶えない職場」など求職者からすればわけのわからない稚拙な表現を多用しています。これでは優秀な専門技能を持つスタッフを集めることなどできるはずも無く、応募があったとしても子供並みのレベルの人材しか集まりません。

☑業種や欲しい人材に適した採用方法

企業が求人を行う場合には、その業種や欲しい人材に併せて最適な広告方法が異なりますが、求人広告代理店は自社への掲載だけを目的としているため、その他の方法の提案はありません。業種によってはハローワークでも十分獲得できますが、手数料をとれない手法を教えるはずがありません。

☑無駄な紹介手数料を支払っている

多くの企業では採用に効果的な方法を知らないまま、昔の付き合いで人材紹介会社や派遣会社へ求人業務を委託していますが、最近紹介の数が激減していることに気づきませんか?買い手・売り手市場のバランスやテクノロジーの発展によって採用業務は5年前の方法では通用しなくなっていますが、それでも多くの中小企業は最適な採用方法を知らないまま無駄な紹介手数料を支払い続けています。買い手市場の時代にはより優秀な人材獲得方法として人材業者からの紹介も有効でしたが、現代は「自社の労働環境の見直し」と「適切で魅力的な求人票の作成」、「最適な求人広告先の選定」の全てを行わなければ応募者は集まりません。人材紹介会社へのコストを抑えて人事担当部門の強化や中途採用の通年採用など、時代に合わせて採用関連費用の利用先を見直しする必要があります。

人事担当者に本来の人事業務を

採用活動に時間を取られすぎて社内の業務がおろそかになってしまうようでは本末転倒です。また、激務を放置し続けて離職を決意された場合、希少な採用業務経験者を採用することも、人事担当者を採用するために活動することも困難になります。いま多くの企業では採用と定着に向けた専門のチームを社内で設置したり、また外部のプロを活用することで静かに人材獲得競争の準備を進めています。地方では儲かっている会社が人材不足で事業を畳まざるを得ない会社が増えており、またあらゆる業種で人材不足倒産が過去最高を更新しています。良い人材を獲得できるかどうかが企業の成長を左右し、人の集まらない会社は淘汰され、人材の集まる会社だけが生き残ることのできる厳しい時代です。

自分の問題はなかなか気づかないもので、人事担当者や求職者を責めても人材不足は解決できません。他人の知恵を借りることを検討してみてはいかがでしょうか。

 

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